Microsoft 365 Copilotが最も役立つのは、プロジェクトにすでにあるファイルを活用するときです。クライアントからの依頼書を出発点に、Wordのプロジェクト概要、Excelのスケジュール、PowerPointの提案資料、Outlookのメール下書きを作れます。実務で重要なのは、作業ごとにCopilotをどこで使うかを選び、ほかの人に渡す前に結果を確認することです。
ファイルと適切なアカウントから始める
Copilot Chatは質問や下書きの入り口になりますが、アクセスできる情報はアカウントによって異なります。個人用のMicrosoft 365アカウントでは、Web検索と手動でアップロードしたファイルを利用できます。Microsoft Copilotのライセンスを持つ職場のアカウントでは、Work IQを使い、メール、Teamsのチャット、会議、共有文書などの組織内の資料に基づいて回答を生成できます。使える機能はプランによっても異なり、社内向けのカスタムエージェントを作るにはCopilot Studioなどの企業向けツールが必要です。
ある程度まとまった依頼をするなら、Copilotに目的、対象読者、参照資料、必要な出力の4点を伝えます。例えば、添付したクライアントの依頼書を使い、スケジュールと、それとは別に未決事項の一覧を含めた、クライアント向けの簡潔なプロジェクト概要を作るよう依頼します。これで、何を確認し、どのような形で回答するかが伝わります。数値の確認や文体の調整には追加の質問を使えます。チャットのスレッドには、その会話の文脈が保持されます。
Copilot Chatには「Quick response」と「Think deeper」のモードもあり、追加の指示で調整できる画像生成機能もあります。Chatは作業用のメモとして便利です。完成させる仕事は、長いスレッドをプロジェクトの記録として使い続けるのではなく、文書、スプレッドシート、プレゼンテーションに移しましょう。
Officeアプリごとに役割を分ける
OneDrive：下書きの前に元ファイルを比較する。 複数のファイルにチェックを入れて選択すれば、一つずつ開かなくても、Copilotに横断して読み取るよう依頼できます。引っ越しの例では、署名済みの賃貸契約書と複数の引っ越し見積書を基に、費用を比較し、予定する引っ越し日が鍵の引き渡しや立ち会い検査の日程に合うかを確認します。見積額は1社が$900、ほかの2社が$945と$975で、$900の見積書には日曜日の追加料金$60も記載されています。賃貸契約の資料には、希望する2026年9月27日の引き渡し日と、9月28日午前10時の立ち会い検査が記されています。計画を確定する前に、これらの詳細をファイル間で照合する必要があります。
Microsoft Word：確認した内容を編集可能な文章にする。 Wordでは、Copilotで文書を要約したり、記載された条件からチェックリストを作ったり、選択した文章を書き直したりできます。開いている文書を変更させるには、サイドパネルを「Chat only」から「Allow editing」に切り替えます。先に段落を選択すると、書き直す範囲を絞れます。より広い範囲を指示すれば、節の並べ替えや表現の調整もできます。編集後は、契約に関する文言や義務を自分で確認してください。
Microsoft Excel：計算はワークブック内に残す。 Copilotはスプレッドシートのセルを参照する数式の挿入、予算超過の特定、強調表示、Excel上のグラフ作成ができます。引っ越し予算の例では、テイクアウト代$132は見積額$80を65%上回ります。差異を求める数式をセルに連動させておけば、元の値が変わったときに再計算されます。別の計画案を検討する際は、元の予算を上書きせず、前提条件を変えて試すための「What-If」ワークシートを別に作るよう依頼します。一例では、住居関連の支出を15%、その他の支出を20%減らす場合を試します。
▲ Excelで確認する引っ越し予算の差異
Microsoft PowerPoint：元文書から資料を組み立てる。 OneDrive内のファイルをCopilotに指定し、スライド枚数、構成、文体、ビジュアルの方向性を伝えます。例えば月次の製品アップデートなら、指標、成果、課題、意思決定を軸にした6枚のスライドにまとめられます。この事例の数値には、Webサイト訪問数1万2400件、登録数1860件、月間収益$8600、試用から有料への転換率22%が含まれます。その後、レイアウトの変更、箇条書きの詳細化、メールに適した1段落の要約を依頼できます。
Microsoft Outlook：それまでのやり取りを踏まえて返信する。 Copilotは長いメールのやり取りを要約し、未解決の点を示し、すでに話し合った条件を反映した返信の下書きを作れます。「Make it more formal」や「Add request for checklist」といった調整指示で、下書きを変更できます。送信前に、日付、料金、約束事項をメールのやり取りと照合してください。
1つの依頼書から一式の成果物を作る
クライアントの依頼書を軸にすれば、すべての作業を1つのチャットのプロンプトに詰め込まずに進められます。
- 依頼書を確認する。 成果物と日付に加え、担当者がまだ決まっていない意思決定事項を洗い出します。関連ファイルがあればOneDriveでまとめて選び、内容に食い違いがないか確認します。
- 依頼書に書かれていないことを調べる。 出典を示した比較基準や明示した前提条件が必要な調査には、Researcherエージェントを使います。Researcherは確認のための質問を行い、短いチャットの回答ではなく、構成の整ったレポートを作成できます。
- Wordでプロジェクト文書の下書きを作る。 依頼書と調査結果から、プロジェクト概要やクライアント向けの意思決定資料を作ります。対象範囲と提案するスケジュールが元資料と一致しているか確認します。
- 計画を立て、提示する。 Excelでマイルストーンのスケジュールを作り、元文書を使ってPowerPointの提案資料を組み立てます。代替案を試すときも、スプレッドシートの基準となる計画は残します。
- Outlookで引き継ぎの準備をする。 関連するメールのやり取りと完成した資料を使ってメールの下書きを作ります。送信前に、何を納品すると書かれているか確認します。
数週間続く仕事には、Copilot Notebooksが継続して使える作業スペースになります。参照ファイルはそのまま紐付くため、作業のたびにアップロードし直す必要はありません。Notebookでは、依頼書、キックオフ時のメモ、ガイドラインを比較して矛盾を探し、スケジュールやリスク表の作成を進められます。そのため、継続するプロジェクトの文脈を置く場所としては、使い切りのチャットスレッドより適しています。
エージェントやCoworkを使う場面
各ツールの最大の違いは、作業工程をどこまで引き受けるかです。
| 必要なこと | 検討するツール | 役割 |
|---|---|---|
| 手早い回答や下書き | Copilot Chat | 対象を絞った依頼と追加の質問に対応する |
| 出典付きの調査 | Researcher | 前提条件を明確にし、レポートをまとめる |
| 作業をまたいで文脈を維持する | Copilot Notebooks | プロジェクトの参照ファイルをまとめて保持する |
| 繰り返し行う専門的な作業 | エージェント | 定められた役割と指示に従って作業する |
| 連動する複数の成果物 | Copilot Cowork | 複数工程からなる依頼を計画・実行する |
あらかじめ用意されたエージェントにはAnalystがあり、データファイルを処理し、データ分析に用いるプログラミング言語であるPythonのコードを書き、差異を要約できます。カスタムエージェントには異なるライセンス要件があり、Copilot Studioでは一部の利用にクレジット制のライセンスも適用されます。
Copilot Coworkは、単一の作業を担うエージェントより広い範囲を扱います。元資料と依頼を渡すと、内部のチェックリストに沿って作業を進め、Wordのプロジェクト概要、Excelのマイルストーン表、PowerPointの提案資料、送信前のOutlookメールを作成できます。また、SharePointやOneDriveで新たに更新されたファイルに基づき、毎週月曜日の午前9時にプロジェクト概要を作るような定期作業も設定できます。
▲ 複数アプリにまたがるエージェント作業の人間によるチェック
対応範囲が広いからこそ、確認は減らすのではなく、より入念に行う必要があります。Coworkが作成した一式の資料をクライアントや取引先に渡す前に、不確かな点を示す表示を確認し、数値、日付、契約に関する文言を点検してください。依頼書が曖昧な場合、プロジェクトに必要な意思決定が済んでいなくても、完成しているように見える資料一式ができる可能性があります。
次の作業はファイルを根拠に進める
まず依頼書などの既存ファイルを用意し、対象読者と成果物を明記したプロンプトを書き、仕事をこなせる最小限のツールを選びます。Word、Excel、PowerPoint、Outlookで行うべき作業にはそれぞれのアプリを使い、継続的に文脈を保持するにはNotebooks、複数の成果物を連動して進めるにはCoworkを使います。どの方法を選んでも、共有前に完成した資料を確認してください。